Svensk lönelagstiftning är komplex och det är en administrationstung del inom företaget. Mindre företag kan uppleva att det blir för sårbart att bara ha en person som kan lönehanteringen eller att det kräver för mycket resurser att bygga upp en lönefunktion med allt det innebär. Andra vill kunna fokusera på sin kärnverksamhet.
– Det händer mycket inom löneområdet och lagstiftningen vilket gör att det krävs en del bara för att upprätthålla den egna kompetensen. Ta GDPR till exempel eller att det finns 680 kollektivavtal. Många känner därför att det är tryggare att låta företagets löner hanteras av en extern aktör som är specialister på lön, säger Zennie Sjölund på Srf konsulterna som är en branschorganisation inom redovisning och lön.
En nackdel med att outsourca lönen som hon ser är att man kan förlora en del av insikten kring hur företaget mår såsom hur hög frånvaro man har, sjukskrivningar och personalomsättning.
– Du behöver fortfarande tänka på att ha kontroll på in- och utdatan och vara en professionell kravställare mot din leverantör. Begär rapporter varje månad med sammanställningar. Oavsett om lönen hanteras internt eller externt så kan du inte leja bort löneansvaret, säger Zennie Sjölund.
Intern kontroll viktig
Aditro av de externa lönekonsulter som är verksamma i Sverige. Sarah Shabani är affärsområdesansvarig för löneoutsourcing där. Hon anser att det är viktigt att ha en god kontroll på sin löneprocess innan man outsourcar.
– Lön är ett nedprioriterat område som ofta inte kommer tillräckligt högt på agendan. Det gör att den interna kontrollen ibland har brister. Saknas det information internt om tjänstebilsavtal eller semestersaldon exempelvis kan effekten bli den motsatta när du outsourcar. Det kan förvärra situationen, säger hon.
Sarah Shabani tycker även att det är mindre lämpligt att outsourca lön när ett företag har för många individuella lösningar. Det gäller att våga rensa bland de här individuella överenskommelserna och städa upp helt enkelt.
– Ett vanligt misstag är att inte bry sig efter att man har outsourcat lönerna. Det är viktigt att fortfarande ha en kompetens internt för att kunna kontrollera om utfallet har blivit det önskade. Det fina med outsourcing är ju att någon annan gör jobbet. En del av den tid som frigörs kan du lägga på analysera data och utveckla processerna. Det är då outsourcing blir som bäst, säger Sara Shabani.
Tre tips för dig som ska outsourca lönehanteringen
- Srf konsulterna rekommenderar att du använder en auktoriserad lönekonsult. Ta referenser. Välj inte utifrån den som är billigast, se över vad du får för pengarna istället. Det är stor skillnad på omfattning och det kan tillkomma kostnader för tilläggstjänster för sådant som du tror kommer att ingå.
- Passa på att revidera alla era processer. Lägg tid på att göra en förstudie och senare på informationsöverföringen vid samarbetets början. Kom ihåg att ha ett visionärt perspektiv: outsourca inte det ni redan gör på företaget, utan det ni vill göra.
- När du ska välja lönekonsult se över vad ni får för mervärde utöver att slippa alla administrativa processer. Välj en proaktiv lönekonsult så att du kan lita på att nya lagstiftning eller regelverk efterföljs och få hjälp med hur ni kan förbättra lönepolicyer och rutiner. Samarbetet ska vara ett partnerskap. Se inte lönekonsulten som enbart en leverantör.
