Ordet resepolicy har kanske inte en så lockande klang. Men rätt utformad kan resepolicyn både spara pengar och vara ett reellt hjälpmedel för alla som reser i tjänsten.
Lotten Fowler är general manager för SBTA, Swedish Business Travel Association, som är en medlemsorganisation för leverantörer och köpare av tjänster inom affärsreseindustrin. Hon menar att alla företag, stora som små, tjänar på att ha en resepolicy. Det skapar en helhetsbild över resandet så att man kan förhandla fram billigare priser hos olika leverantörer. Men det är också en fråga om säkerhet, att ha rutiner om något händer och veta vilka medarbetare som befinner sig var.
– Resepolicyn ska spegla företagets mål och kultur så att den skapar ett sammanhang och en förståelse kring vad det finns för förväntningar på de som reser i tjänsten. Men också vad företaget kan erbjuda. Om du arbetar på IKEA kan du kanske inte resa business class för det rimmar inte med företagskulturen. Däremot kan du få resa en dag tidigare så att du hinner vila upp dig efter en långresa, säger Lotten Fowler.
Vanliga misstag
Det kommunikativa värdet i resepolicyn ska således inte underskattas. Andra fördelar är ekonomiska vinster, säkerhetsaspekten och att resorna blir mer hållbara – både ur socialt och miljömässigt perspektiv.
En resepolicy måste vara kort, tydlig och lättbegriplig. Om ingen orkar läsa den så är det ingen mening. Det är också avgörande att medarbetarna är involverade i arbetet att ta fram den.
– Ett vanligt misstag är att man inte lyssnar på resenärerna. Det är de som vet vad som fungerar och inte idag, vad det finns för förbättringar att göra. Ett annat misstag är att resepolicyn inte hänger ihop med företagskulturen, säger Lotten Fowler.
Frågor som kan ingå i en resepolicy
- Hantering av utlägg
- Vilka avtal finns med olika researrangörer
- Val av boende, pris, klass och kostnadsspann
- Riktlinjer kring resesätt
- Behövs det godkännande för att resa eller ej
- Vad ska man tänka på om det skulle inträffa något
- Hur ska vi boka och betala hos vilka leverantörer
- Vad finns det för förväntningar från företaget på den som reser, do’s and dont’s
- Hur tänker vi kring social hållbarhet och miljö
- Hur ska vi hantera bonusprogram, får medarbetaren ta ut poängen privat
Tre tips på vägen för att skapa en resepolicy
- Samla information internt. Titta i ekonomisystem, hur ser resandet ut idag. Hur mycket pengar handlar det om, hur många nätter, hur funkar det för dem som reser idag. Vad görs bra och vad görs dåligt. Samla in både mjuk information och hård data.
- Tänk sen igenom vad kan vi kan göra bättre och enklare. Behövs det en portal för resandet? Hitta förbättringsområden med syftet att förenkla för alla. Tillsätt en arbetsgrupp där även resenärerna är representerade. Gör en sak i taget, inte allt på en gång.
- Presentera policyn för ledning och se till att förankra den med företagets mål. Resepolicyn ska bidra till att stärka företagets övergripande mål. T ex genom kostnadsbesparingar och att bidra till miljömål genom ett hållbart resande.
