Hur vi mår på jobbet har direkta kopplingar till hur vi mår generellt i livet. Olösta konflikter i företag och organisationer kostar jättebelopp i form av sjukskrivningar, omplaceringar och förlorad arbetstid.
Tamara Maskovic är ackrediterad medlare vid Center for Effective Dispute Resolution i London och grundare av Medlingscentrum. Hon har arbetat med konflikthantering i 20 år och trivs där många av oss inte gillar vara, i konfliktens mitt. Medlingscentrum arbetar som konsulter i arbetsplatskonflikter mellan individer och i grupper. De utbildar också chefer och anställda i konflikthantering.
Tamara tycker det är viktigt att vi avdramatiserar konflikter. Det måste finnas utrymme på arbetsplatsen att kollidera med varandra på ett sunt sätt.
– Konflikter på arbetsplatsen är vanligt förekommande, och det är egentligen precis som det ska vara. Det är en gåva att vi tycker, vill och känner olika. Fullständig harmoni i gruppen innebär likriktning. Det behövs bränsle och syre för att ta nästa steg och utvecklas, menar hon.
Skillnad på sakfråga och personfråga
En chefs roll är alltså inte att försöka göra grupper konfliktfria utan att navigera gruppen genom de situationer som uppstår. Och att göra det i god tid innan de blir destruktiva. Det gäller att ta tag i konflikter medan de fortfarande handlar om sakfrågor, annars kan de eskalera till att handla om personer och relationer.
– När vi börjar tycka och tänka om varandra börjar man ta ställning för och emot. Plötsligt har det uppstått uppdelningar inom arbetsgruppen. Den nivån är mycket svårare att hantera som chef.
Många chefer tycker det är svårt att veta när det är dags att agera och när man ska låta medarbetarna lösa konflikter på egen hand.
– När du ser att det börjar uppstå skitsnack och grupperingar är det hög tid att dra i nödbromsen. Ta kontakt med HR-avdelningen eller med en högre chef, eftersom det är en verksamhetsfråga och du dessutom kan behöva ett bollplank.
Tamara anser att du som chef ska anta en opartisk roll och först ha individuella samtal med var och en av dem som konflikten berör. Att lyssna och ta reda på vad som pågår är viktigt, liksom att inta varje medarbetares perspektiv.
– Alla måste känna sig hörda. Att få vädra sin frustration och beskriva sin syn på saken i enrum är därför viktigt. Först därefter kan du sammanföra de berörda personerna och ta nästa steg, säger hon och fortsätter:
– Det som kommer fram i samtalen som rör chefsfrågor beslutas och hanteras av chef. Medarbetarna tar hand om sin relation och det som faller inom ramen för deras roller och befogenheter. Med andra ord släpper du inte ditt chefskap i den medlande rollen.
Allas ansvar
Flera teman återkommer i de konflikter som Tamara möter: Det saknas tydlighet om vart man ska och det finns otydlighet i roller, ledarskap och organisationsstruktur. Det gör att människor inte riktigt vet hur de ska förhålla sig till varandra. De vänder sig mot varandra istället för att se att det egentligen rör sig om en organisatorisk fråga.
Det vanligaste felet chefer gör är att i förväg bedöma vad som har hänt i en konflikt utan att ha pratat med de inblandade. På så vis kan chefen oavsiktligt skapa fler konflikter eller förvärra situationen. Andra vanliga misstag är att inte agera i tid eller att undvika att ta på sig den medlande rollen.
– Det behövs någon som avdramatiserar konflikten och skapar ett tryggt samtalsklimat. Men det betyder inte att du som chef ska ta på dig fixarmössan och ordna allt. Du ska hjälpa medarbetarna att hantera konflikten med ditt ledarskap som stöd. Men ansvaret att hitta lösningar faller på alla, säger Tamara.
Förebygg konflikter med trafikljusmodellen
Nyckeln till att förebygga destruktiva konflikter är att löpande ta tempen på sin arbetsgrupp, minst fyra gånger om året men gärna oftare, genom ett arbetsplatsmöte. Ett trafikljusmöte uppmärksammar tidiga signaler på det som inte fungerar i verksamheten.
Med trafikljuset som modell arbetar ni med röda, gula och gröna lappar. Ställ frågan ”Hur har vi det i vår arbetsmiljö just nu?”. Arbeta individuellt eller i par beroende på hur många som är med på mötet. Även du som chef deltar. På lapparna skriver deltagarna ner sina kommentarer.
- Röd lapp: signal om något som behöver snabb hantering eller åtgärd.
- Gul lapp: signal om något som kan bli ett problem och som behöver bevakas.
- Grön lapp: signal om sådant som fungerar bra i verksamheten.
Samla in samtliga synpunkter och gå igenom de röda lapparna. Se över förslag till åtgärder och gör en prioritetsordning. De gula lapparna samlas in för avstämning vid nästa möte. De gröna lapparna synliggörs och ger ny energi till verksamheten.
